Giám sát công tác triển khai

Mục 1. CÔNG TÁC TRIỂN KHAI VÀ GIÁM SÁT CÔNG TÁC TRIỂN KHAI 

Điều 3. Các hoạt động cơ bản trong công tác triển khai, giám sát công tác triển khai

1. Thực hiện công tác triển khai và lập nhật ký công tác triển khai.

2. Thực hiện giám sát công tác triển khai và lập nhật ký giám sát công tác triển khai. 

3. Thực hiện giám sát tác giả của tổ chức, cá nhân thiết kế chi tiết.

Điều 4. Thực hiện công tác triển khai 

Nhà thầu triển khai (bao gồm nhà thầu chính trong trường hợp gói thầu hỗn hợp) thực hiện các công việc sau:

1. Lập bảng tiến độ thực hiện chi tiết trước khi triển khai theo quy định về quản lý tiến độ thực hiện dự án tại Điều 33 Nghị định số 73/2019/NĐ-CP.

2. Lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với quy mô triển khai (nếu chủ đầu tư yêu cầu), trong đó nêu rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình triển khai.

3. Bố trí nhân lực, thiết bị triển khai theo hợp đồng.

4. Đối với công tác triển khai mua sắm, xây lắp, lắp đặt hệ thống thông tin, phần cứng, hiệu chỉnh vật tư, thiết bị và cài đặt phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến (bao gồm cả phần mềm phổ biến được sửa đổi, bổ sung một số chức năng, tính năng, hiệu năng)

a) Vận chuyển, bàn giao hệ thống thông tin, phần cứng, vật tư, thiết bị, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến cho chủ đầu tư theo quy định trong hợp đồng; thông báo cho chủ đầu tư các yêu cầu về vận chuyển, lưu giữ, bảo quản (nếu có);

b) Cung cấp cho chủ đầu tư các chứng chỉ, chứng nhận, các thông tin, tài liệu có liên quan tới hệ thống thông tin, phần cứng, vật tư, thiết bị, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến theo quy định của hợp đồng và thiết kế chi tiết được duyệt;

c) Tổ chức thực hiện kiểm tra chất lượng, số lượng, chủng loại của hệ thống thông tin, phần cứng, vật tư, thiết bị, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến trước khi bàn giao cho chủ đầu tư;

d) Thực hiện sửa chữa, đổi hệ thống thông tin, phần cứng, vật tư, thiết bị, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến không đạt yêu cầu về chất lượng theo hợp đồng;

đ) Thực hiện xây lắp, lắp đặt, cấu hình, thiết lập hệ thống thông tin, phần cứng, vật tư, thiết bị, cài đặt phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến và vận hành thử hệ thống thông tin, thiết bị, phần cứng, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến.

5. Đối với công tác triển khai xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ, cơ sở dữ liệu 

a) Xác định yêu cầu;

b) Phân tích và xây dựng phương án xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ;

c) Lập trình, viết mã lệnh;

d) Kiểm thử phần mềm trong nội bộ của nhà thầu triển khai;

đ) Thực hiện cài đặt phần mềm nội bộ, cơ sở dữ liệu.

6. Tạo lập cơ sở dữ liệu; chuẩn hóa, chuyển đổi phục vụ cho nhập dữ liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu; nhập dữ liệu; thực hiện đào tạo hướng dẫn sử dụng, đào tạo cho cán bộ quản trị; hỗ trợ, quản trị, vận hành và các công việc triển khai khác theo đúng hợp đồng và thiết kế chi tiết.

7. Xử lý, khắc phục các sai sót, lỗi phát sinh trong quá trình triển khai (nếu có).

8. Báo cáo chủ đầu tư về tiến độ, chất lượng, khối lượng theo thỏa thuận trong hợp đồng và yêu cầu đột xuất của chủ đầu tư.

9. Phối hợp với chủ đầu tư và các đơn vị liên quan trong quá trình giám sát công tác triển khai, kiểm thử hoặc vận hành thử, nghiệm thu, bàn giao.

10. Yêu cầu chủ đầu tư thực hiện công tác nghiệm thu.

11. Thực hiện các công việc khác theo hợp đồng đã ký kết.

Trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện, tuỳ theo phạm vi của dự án, mức độ yêu cầu chất lượng hoặc các điều kiện thực tế, chủ đầu tư quyết định lựa chọn, thực hiện các công việc nêu trên theo đúng quy định, bảo đảm chất lượng, hiệu quả quản lý thực hiện dự án. 

Điều 5. Lập nhật ký công tác triển khai 

1. Nhật ký công tác triển khai do nhà thầu triển khai lập, dùng để mô tả tình hình công việc và phản ánh các thông tin trao đổi giữa chủ đầu tư, nhà thầu triển khai, tổ chức, cá nhân thiết kế chi tiết và các bên có liên quan khác.

2. Nhật ký công tác triển khai phải phù hợp với bảng tiến độ thực hiện chi tiết quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này, được thể hiện theo ngày triển khai đối với mua sắm, xây lắp, lắp đặt hệ thống thông tin, phần cứng, hiệu chỉnh vật tư, thiết bị và cài đặt phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến; thể hiện theo mốc thời gian đối với triển khai xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ, cơ sở dữ liệu và được đóng thành quyển, đánh số trang, đóng dấu giáp lai của nhà thầu triển khai. 

3. Nội dung nhật ký công tác triển khai bao gồm các thông tin cơ bản sau:

a) Danh sách cán bộ triển khai (chức danh và nhiệm vụ của từng người) của nhà thầu triển khai và đơn vị giám sát tác giả (nếu có);

b) Diễn biến tình hình triển khai theo ngày đối với triển khai mua sắm, xây lắp, lắp đặt hệ thống thông tin, phần cứng, hiệu chỉnh vật tư, thiết bị và cài đặt phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến; diễn biến tình hình triển khai theo mốc thời gian đối với triển khai xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ, cơ sở dữ liệu;

c) Mô tả chi tiết các sự cố, hư hỏng, các vi phạm, sai khác, các vấn đề phát sinh khác và biện pháp khắc phục, xử lý trong quá trình triển khai (nếu có);

d) Các đề nghị của chủ đầu tư; kiến nghị của nhà thầu triển khai, đơn vị tư vấn lập thiết kế chi tiết (nếu có), đơn vị giám sát công tác triển khai (nếu có);

đ) Những ý kiến về việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai của các bên có liên quan (nếu có).

4. Nhật ký công tác triển khai được lập theo Mẫu số 1 và Mẫu số 1.1 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 6. Thực hiện giám sát công tác triển khai 

1. Các dự án đầu tư trong quá trình triển khai xây lắp, lắp đặt hệ thống thông tin, phần cứng, cài đặt phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến, hiệu chỉnh vật tư, thiết bị phải được thực hiện chế độ giám sát công tác triển khai theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 73/2019/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 23 Điều 1 Nghị định số 82/2024/NĐ-CP). Chủ đầu tư tự thực hiện hoặc thuê tổ chức, cá nhân thực hiện giám sát công tác triển khai (gọi chung là đơn vị giám sát công tác triển khai). Các công việc chính của hoạt động giám sát công tác triển khai theo quy định tại Điều này.

2. Trường hợp áp dụng gói thầu hỗn hợp:

a) Nhà thầu chính có trách nhiệm: Tổ chức quản lý chất lượng, giám sát triển khai đối với phần việc do mình thực hiện và phần việc do nhà thầu phụ thực hiện; kiểm tra công tác triển khai đối với các phần việc do nhà thầu phụ thực hiện; thực hiện các trách nhiệm khác được chủ đầu tư giao theo quy định của hợp đồng đã ký kết; nhà thầu chính tự thực hiện hoặc thuê nhà thầu tư vấn đủ điều kiện năng lực theo quy định thực hiện giám sát một, một số hoặc toàn bộ các nội dung quy định tại Điều này và phải được quy định trong hợp đồng giữa nhà thầu chính với chủ đầu tư. Trường hợp nhà thầu chính tự thực hiện triển khai và giám sát triển khai thì nhà thầu chính phải thành lập bộ phận giám sát triển khai độc lập với bộ phận trực tiếp triển khai;

b) Chủ đầu tư có trách nhiệm: Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nội dung quản lý chất lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng; kiểm tra việc thực hiện giám sát triển khai của nhà thầu chính.

3. Kiểm tra các điều kiện để triển khai 

a) Kiểm tra đảm bảo có mặt bằng triển khai, các yếu tố kỹ thuật có liên quan;

b) Kiểm tra đảm bảo có hợp đồng triển khai đã được ký kết;

c) Kiểm tra đảm bảo có hồ sơ thiết kế chi tiết đã được phê duyệt;

d) Kiểm tra có tiến độ thực hiện chi tiết do nhà thầu triển khai lập;

đ) Kiểm tra biện pháp an toàn vận hành, phòng, chống cháy, nổ (nếu có);

e) Lập biên bản kiểm tra điều kiện để triển khai.

4. Kiểm tra sự phù hợp về năng lực của nhà thầu triển khai so với hợp đồng

a) Kiểm tra về nhân lực triển khai của nhà thầu triển khai tại hiện trường nhằm đảm bảo đúng nhân lực nhà thầu triển khai cam kết trong hợp đồng và các công việc nhân lực đó đảm nhận theo đúng nhiệm vụ được phân công;

b) Kiểm tra về hệ thống quản lý chất lượng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này (nếu có);

c) Kiểm tra việc ứng vốn của nhà thầu triển khai để thực hiện hợp đồng theo cam kết của nhà thầu (nếu có nêu trong hợp đồng);

d) Kiểm tra về các yêu cầu năng lực khác có nêu trong hợp đồng triển khai;

đ) Lập biên bản kiểm tra sự phù hợp về năng lực của nhà thầu triển khai so với hợp đồng.

5. Kiểm tra sự phù hợp của vật tư, thiết bị, phần cứng, phần mềm trước khi xây lắp, lắp đặt, cài đặt 

a) Kiểm tra về số lượng, hình thức vật lý bên ngoài của các vật tư, thiết bị, phần cứng; kiểm tra các căn cứ để chứng minh bản quyền (nếu có) của phần mềm thương mại (tính hợp pháp, số lượng); kiểm tra các căn cứ để chứng minh phần mềm phổ biến;

b) Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ (CO), giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất (CQ) và các giấy tờ liên quan đến vật tư, thiết bị, phần cứng nêu trong hợp đồng triển khai trước khi đưa vào triển khai;

c) Kiểm tra các thông số kỹ thuật của các vật tư, thiết bị, phần cứng so với các thông tin ghi trong hợp đồng và hồ sơ thiết kế chi tiết trước khi đưa vào triển khai;

d) Khi có nghi ngờ đối với vật tư, thiết bị, phần cứng, phần mềm, đơn vị giám sát công tác triển khai phải kết hợp với chủ đầu tư thực hiện kiểm tra trực tiếp vật tư, thiết bị, phần cứng, phần mềm được xây lắp, lắp đặt, cài đặt trong dự án. Trường hợp các vật tư, thiết bị, phần cứng, phần mềm không phù hợp với thiết kế chi tiết được duyệt, đơn vị giám sát công tác triển khai phối hợp với chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu triển khai đưa ra khỏi khu vực triển khai;

đ) Lập biên bản kiểm tra vật tư, thiết bị, phần cứng, phần mềm trước khi xây lắp, lắp đặt, cài đặt.

6. Giám sát trong quá trình triển khai 

a) Kiểm tra và giám sát quá trình nhà thầu triển khai thực hiện các công việc tại địa điểm triển khai. Kết quả kiểm tra phải được ghi vào nhật ký giám sát công tác triển khai;

b) Kiểm tra việc bảo vệ vật tư, trang thiết bị, phần cứng, phần mềm được xây lắp, lắp đặt, cài đặt trong vùng, khu vực, địa điểm triển khai của dự án (nếu có). Trong trường hợp gây hư hại, hỏng hóc, ảnh hưởng tới vùng, khu vực, địa điểm triển khai, đơn vị giám sát công tác triển khai báo cáo chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu triển khai lập biên bản hiện trường theo Mẫu số 3 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong quá trình triển khai (nếu có);

d) Đề nghị chủ đầu tư tổ chức điều chỉnh thiết kế chi tiết khi phát hiện sai sót, bất hợp lý về thiết kế chi tiết;

đ) Tham gia nghiệm thu, bàn giao sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án.

7. Giám sát khối lượng triển khai

a) Giám sát khối lượng triển khai theo hợp đồng triển khai và thiết kế chi tiết được phê duyệt;

b) Xác nhận khối lượng triển khai do nhà thầu triển khai đã hoàn thành và đối chiếu với thiết kế chi tiết được duyệt. Nếu có thay đổi khối lượng so với hợp đồng và thiết kế chi tiết, phải báo cáo chủ đầu tư để xem xét, thực hiện các thủ tục phê duyệt điều chỉnh. Kết quả phê duyệt phần khối lượng thay đổi là cơ sở để nghiệm thu khối lượng công việc, thanh toán, quyết toán.

8. Giám sát tiến độ triển khai

a) Theo dõi, giám sát tiến độ chi tiết thực hiện;

b) Đề xuất với chủ đầu tư, nhà thầu triển khai và các bên liên quan điều chỉnh tiến độ chi tiết, tổng tiến độ thực hiện trong trường hợp tiến độ thực hiện ở một số giai đoạn bị kéo dài;

c) Đề xuất chủ đầu tư phạt vi phạm và yêu cầu nhà thầu triển khai bồi thường thiệt hại khi kéo dài tiến độ thực hiện gây thiệt hại cho chủ đầu tư theo thỏa thuận trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu triển khai.

9. Giám sát các thay đổi trong quá trình triển khai (nếu có).

Trong quá trình triển khai, trường hợp phát hiện những yếu tố bất hợp lý hoặc xuất hiện yếu tố mới nếu không thay đổi thiết kế chi tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đầu tư của dự án, tiến độ triển khai, biện pháp triển khai và hiệu quả đầu tư của dự án, đơn vị giám sát công tác triển khai báo cáo chủ đầu tư, đồng thời đề nghị nhà thầu triển khai lập biên bản hiện trường theo Mẫu số 3 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. 

10. Các nội dung giám sát công tác triển khai khác theo hợp đồng giám sát công tác triển khai (nếu có).

11. Xây dựng Báo cáo kết quả giám sát công tác triển khai.

Đơn vị giám sát công tác triển khai có trách nhiệm lập Báo cáo kết quả giám sát công tác triển khai gửi chủ đầu tư. Nội dung chính của Báo cáo kết quả giám sát công tác triển khai theo Mẫu số 2.2 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 7. Lập nhật ký giám sát công tác triển khai

1. Nhật ký giám sát công tác triển khai do đơn vị giám sát công tác triển khai lập, dùng để mô tả công việc trong quá trình giám sát công tác triển khai và thể hiện các thông tin trao đổi, xác nhận giữa chủ đầu tư, đơn vị giám sát công tác triển khai và các bên có liên quan khác.

2. Nhật ký giám sát công tác triển khai phải được thể hiện theo ngày giám sát triển khai phù hợp với tiến độ triển khai và được đóng quyển, đánh số trang, đóng dấu giáp lai của đơn vị giám sát công tác triển khai. 

3. Nội dung nhật ký giám sát công tác triển khai bao gồm các nội dung cơ bản sau:

a) Danh sách cán bộ tham gia của đơn vị giám sát công tác triển khai (chức danh và nhiệm vụ của từng người) và đơn vị giám sát tác giả (nếu có);

b) Nội dung, diễn biến, kết quả tình hình giám sát công tác triển khai tương ứng với từng nội dung triển khai của nhà thầu triển khai;

c) Những sai lệch trong quá trình triển khai so với hợp đồng triển khai, hồ sơ thiết kế chi tiết, ghi rõ nguyên nhân, kèm theo biện pháp sửa chữa (nếu có); đề xuất, kiến nghị (nếu có);

d) Các biên bản được lập trong quá trình giám sát công tác triển khai là một phần nội dung không tách rời của quyển nhật ký giám sát công tác triển khai. 

4. Nhật ký giám sát công tác triển khai được lập theo Mẫu số 2 và Mẫu số 2.1 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 8. Thực hiện giám sát tác giả 

1. Tổ chức, cá nhân thiết kế chi tiết có trách nhiệm thực hiện giám sát tác giả.

2. Nội dung thực hiện giám sát tác giả

a) Giải thích và làm rõ các tài liệu thiết kế chi tiết khi có yêu cầu của chủ đầu tư, nhà thầu triển khai, đơn vị giám sát công tác triển khai;

b) Phối hợp với chủ đầu tư khi được yêu cầu để giải quyết các vướng mắc, phát sinh về thiết kế trong quá trình triển khai, điều chỉnh thiết kế phù hợp với thực tế triển khai, xử lý những bất hợp lý trong thiết kế theo yêu cầu của chủ đầu tư; có ý kiến vào nhật ký công tác triển khai, nhật ký giám sát triển khai đối với các nội dung giám sát tác giả;

c) Phối hợp với đơn vị giám sát công tác triển khai thông báo kịp thời cho chủ đầu tư và kiến nghị biện pháp xử lý khi phát hiện việc triển khai của nhà thầu triển khai không tuân thủ thiết kế được duyệt;

d) Tham gia nghiệm thu khi có yêu cầu của chủ đầu tư. Trường hợp phát hiện sản phẩm, hạng mục công việc của dự án không đủ điều kiện nghiệm thu phải có ý kiến kịp thời bằng văn bản gửi chủ đầu tư;

đ) Xây dựng báo cáo kết quả giám sát tác giả. Tổ chức, cá nhân thiết kế chi tiết có trách nhiệm lập báo cáo kết quả giám sát tác giả gửi chủ đầu tư. Nội dung chính của Báo cáo kết quả giám sát tác giả theo Mẫu số 2.3 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

Mục 2. CÔNG TÁC NGHIỆM THU

Điều 9. Quy trình cơ bản trong công tác nghiệm thu 

1. Thực hiện kiểm thử hoặc vận hành thử trước khi tổ chức nghiệm thu sản phẩm, hạng mục công việc của dự án.

a) Đối với thiết bị, phần cứng, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến nhà thầu triển khai chủ trì, phối hợp với chủ đầu tư tổ chức vận hành thử. 

Nội dung vận hành thử theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1 của Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. Kết quả vận hành thử được nhà thầu triển khai lập thành báo cáo;

b) Đối với phần mềm nội bộ, tùy theo mức độ yêu cầu chất lượng và các điều kiện thực tế, chủ đầu tư xem xét, quyết định áp dụng hình thức kiểm thử hoặc vận hành thử và chịu trách nhiệm với quyết định của mình.

Nội dung vận hành thử phần mềm nội bộ theo hướng dẫn tại Phụ lục số 2 của Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. Quá trình vận hành thử phần mềm nội bộ, chủ đầu tư cần kiểm soát chất lượng phần mềm đối với các yêu cầu phi chức năng trên cơ sở báo cáo kết quả kiểm thử trong nội bộ của nhà thầu triển khai. Kết quả vận hành thử phần mềm nội bộ do chủ đầu tư lập thành báo cáo.

Nội dung, kết quả kiểm thử theo hướng dẫn tại Phụ lục số 3 của Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. Kết quả kiểm thử được chủ đầu tư (nếu tự thực hiện) hoặc đơn vị kiểm thử độc lập (nếu thuê) lập thành báo cáo.

2. Thực hiện các công việc nghiệm thu sản phẩm, hạng mục công việc của dự án theo quy định.

Điều 10. Nghiệm thu sản phẩm, hạng mục công việc hoàn thành 

1. Yêu cầu sản phẩm, hạng mục công việc nghiệm thu 

a) Sản phẩm hoặc hạng mục công việc được hoàn thành đầy đủ về khối lượng, chất lượng, tiến độ, các yêu cầu theo hợp đồng và thiết kế chi tiết được phê duyệt;

b) Sản phẩm hoặc hạng mục công việc được kiểm thử hoặc vận hành thử đáp ứng yêu cầu chất lượng theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 73/2019/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư này.

2. Chủ đầu tư và các đơn vị có liên quan thỏa thuận về nội dung nghiệm thu, thời điểm, địa điểm nghiệm thu. Kết quả nghiệm thu được lập thành biên bản theo Mẫu số 6 của Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. 

Trên cơ sở các hồ sơ, tài liệu sau khi nghiệm thu, chủ đầu tư có trách nhiệm lập danh mục hồ sơ hoàn thành phục vụ lưu trữ và lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu của dự án theo quy định của pháp luật lưu trữ. Danh mục hồ sơ hoàn thành phục vụ lưu trữ theo Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.